sergap.id, KUPANG – Tantangan terberat tiap daerah sekarang ini adalah bagaimana mengelola arsip dengan baik. Apalagi sekarang ini, realita pengelolaam arsip di setiap perangkat daerah belum tertata dengan baik.
Keberadaan arsip kerap kali dianggap tidak penting. Padahal sebuah organisasi tidak bisa lepas dari masalah arsip.
Terkadang kita sulit menemukan arsip atau dokumen yang dibutuhkan karena sistem pengelolaan yang kurang baik.
Ini tentu sangat berpengaruh bagi penyelenggaraan administrasi.
Menanggapi hal itu, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DKP) Kota Kupang menggelar kegiatan Sosialisasi Kearsipan Peraturan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2017 tentang Gerakan Nasional Sadar Arsip (GNSA) bagi Perangkat Daerah Lingkup Pemerintah Kota Kupang selama dua hari, yakni Kamis hingga Jumat (27-28/6/19) di Hotel IMA Kupang.
Kegiatan ini dibuka oleh Wali Kota Kupang, Jefri Riwu Kore, dan dihadiri oleh pimpinan perangkat daerah, camat, serta peserta sosialisasi sebanyak 50 orang yang berasal dari berbagai Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Kota Kupang.
Kegiatan ini diharapkan dapat membangun kesadaran perangkat daerah selaku pencipta arsip agar lebih tertib mengelola arsip. Sehingga arsip dapat diperoleh dengan mudah.
Sosialisasi ini juga untuk meningkatkan pemahaman perangkat daerah bahwa urusan kearsipan merupakan urusan dasar dan wajib yang harus dilaksanakan.
Kepala Seksi Pembinaan Organisasi Perangkat Daerah pada Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan DKP Kota Kupang, Emi Luan, SH, menjelaskan, tujuan sosialisasi ini adalah agar terlaksananya program peningkatan kualitas pelayanan informasi serta meningkatkan kesadaran serta pemahaman perangkat pemerintah, terutama pimpinan unit akan pentingnya mengelola arsip secara baik dan benar.
“Sehingga dapat meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan, serta mampu mengoptimalkan peran arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja dan memori kolektif daerah,” katanya.
Menurut dia, DKP Kota Kupang memiliki target maraih mutu penataan arsip yang baik.
Untuk itu, DKP terus berupaya meningkatkan kapasitas sumber daya manusia dengan melaksanakan program peningkatan kualitas pelayanan informasi melalui kegiatan sosialisasi penyuluhan kearsipan di setiap perangkat daerah.
Wali Kota Kupang, Jefri Riwu Kore, mengatakan, sosialisasi tentang arsip tersebut merupakan program strategis untuk menyajikan informasi tentang Pemerintah Kota Kupang.
“Tanpa arsip kita akan hilang jejak tentang apa yang telah kita kerjakan,” tegasnya.
Karena itu dia meminta seluruh perangkat daerah menyimpan atau mengarsipkan data secara baik.
“Arsip yang lama tidak boleh dibuang, tapi diserahkan ke Dinas Kearsipan dan Perpustakaan,” ucap Wali Kota.
“Seiring perkembangan waktu, arsip digital sangat perlu digunakan agar penyimpanan berkas, tersimpan dengan baik dan dapat diakses kapan saja dan dimana saja,” tutupnya. (adv/hms)
